A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) tem a missão de criar um mundo onde nenhuma mãe, criança ou família sejam devastadas pelo HIV e pela AIDS, e nós estamos causando um impacto. Somos líderes comprovados na luta global para erradicar o HIV e a SIDA, e defensores de que todas as crianças vivam uma vida plena e saudável até a idade adulta. Por mais de 30 anos, a EGPAF tem sido líder no atendimento de necessidades urgentes em HIV e SIDA pediátricos nas regiões mais afetadas do mundo.




No âmbito das suas actividades, a Fundação pretende recrutar um (1) Assistente Distrital de Operações baseado em Inhambane com Contrato de Trabalho a Prazo Certo.



Posição: Assistente Distrital de Operações

Localização: Inhambane

Gestor Primário: Gestor Provincial de Operações

Gestor Secundário: Coordenador Regional



Como você lutará por uma geração sem SIDA?
No âmbito logístico o incumbente será responsável pela gestão de frota e a logística de Manutenção do escritório Distrital da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens no seu Distrito. O incumbente aplicará os princípios gerais de Contabilidade para pequenas operações de suporte as actividades da EGPAF no distrito; Assistirá no processamento de pagamento/formações ao nível do escritório Provincial e que tenham que ser efectuados nos Distritos; Apoiara as operações em geral (RH ao nível Distrital, Grants, Finanças, Procurement, Administração, IT, etc).



Não há dois dias iguais na EGPAF, mas o que você pode esperar como responsabilidades?
Responsabilidades de Logística
Elaborar o plano semanal de transporte da região;
Fazer requisições do material do serviço necessário no distrito e propor ao nível provincial;
Supervisão diária dos Motoristas, Carros e Motos;
Reportar a cada semana os movimentos e manutenções (danos, mecânicas, acessórios, registo administrativo e ou documentação) semanais a logística de Gaza para difusão a nível Nacional;
Supervisionar os livros de bordo (Log-books etc) assegurando que tenham informação real da vida do Carro ou Motorizada;
Propor requisições de eventuais necessidades para manutenções regulares e curativas a efectuar no Escritório regional (mobiliário, espaço, eventuais ligações de rede e ou eléctrica, acessórios);
Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade;
Propor ao escritório Provincial eventual descarte de material ao escritório Provincial;
Fazer a inventariação diária do escritório regional e reportar trimestralmente a Província o equipamento da EGPAF a nível Distrital;
Apoiar na actualização de base de dados dos Fornecedores de bens e serviços locais;
Fazer seguimento dos processos de aquisição e entrega de bens e serviços na região através de guias de entregas ou PTAs;
Apoiar o Escritório em actividades relacionadas com o hardware, software quando necessário;
Reportar ao IT Provincial qualquer apoio necessário;
Supervisionar os Motoristas de modo a garantir que estes mantenham os diários de bordo sempre actualizados e limpos;
Preencher e enviar as fichas de consumo de combustível mensalmente;
Apoiar a equipa Técnica Distrital na elaboração de requisições.
Dar suporte técnico e formação sobre o uso correcto dos bens da Fundação (Viaturas, Motas, Computadores, Impressoras, etc).
Apoio Técnico
Apoiar a equipa distrital e o SDSMAS em alocação de bens e material de trabalho as Unidades Sanitárias.
Responsabilidades de Finanças
Apoiar o Escritório Provincial em seguimento de pagamentos com Fornecedores locais;
Apoiar em coordenação com o escritório Provincial pagamentos de perdiems, recolha de lista de presenças, etc. nas formações realizadas no Distrito;
Reportar todas as situações que forem detectadas no âmbito de pagamento de qualquer que seja a actividade;
Responsabilidades de subvenções:
Reforçar que os beneficiários actualizem os mapas de inventário e a respectiva colocação dos «brandings» nos bens recebidos da EGPAF e adquiridos com fundos de SA;
Fazer prova de vida dos beneficiários em coordenação com o Oficial de C&G (numa base trimestral).
Apoiar no envio dos relatórios físicos no âmbito de Grants.
Responsabilidades de Recursos Humanos
Arquivo de pessoal
Garantir que todos os funcionários do Distrito têm um arquivo pessoal actualizado e preencher com informações precisas e bem arquivados no gabinete apropriado;
Certificar-se de que um novo funcionário recrutado imediatamente adira às políticas da Organização;
Gestão de Pessoal
Realizar entrevista de saída e processo de liberação para todos os Funcionários que saiam da Empresa para fins diversos e apresentar ao RH e gerente de Administração para ser aprovado;
Apoiar na gestão de benefícios do pessoal (Medical Aid, Funeral, os transportes, as dificuldades, o subsídio de comunicação, o subsídio de realocação) no Distrito;
Apoiar o Oficial Sénior de RH para supervisionar as actividades de Trabalhadores em campo e aconselhar o gerente / coordenadores sobre bem-estar empregado na Organização;
Responsável por manter actualizada a lista de pessoal;
Garantir que todo o pessoal esteja registrado no INSS e tenha posto o cartão de sócio; actualizar as agências do INSS em caso de recrutamento e saída de empregado na folha de folha de pagamento do INSS;
Apoiar na elaboração da relação nominal e cumprimento do horário de trabalho no distrito;
Responsável pela licença, em coordenação com o Oficial Sénior de RH e Administração para aprovação;
Responsável pela elaboração da lista de absentismo e enviar para o Oficial Sénior em base mensal;
Actualização da base de dados do arquivo pessoal e reportar ao RH;
Participação directa na selecção e entrevista de novos candidatos seleccionados a nível do Distrito;
Fazer a verificação (Levantamento de ausência e presença) das folhas de ponto das Mães Mentoras e da Auxiliar de escritório no final de cada mês e o respectivo processamento do subsídio e envio a posterior ao RH.
Apoio aos novos colegas na integração as actividades do distrito.
Fazer valer as políticas da Fundação de acordo com o manual de procedimentos
Reportar qualquer incidente ou avaria da região
Apoiar os colegas no preenchimento de timesheets
Outras Responsabilidades
Garantir a limpeza e manutenção do escritório sob sua responsabilidade;
Responsável pelas actividades de secretaria e recepção ao nível regional;
Participar na coordenação das actividades com o parceiro local;
Elaborar/enviar lembretes semanais sobre os processos pendentes nos diferentes sectores a nível da Província e Nacional (follow up);
Assegurar a harmonização de planos da área Técnica VS Operacional (cobrar o envio atempado de planos para garantir que estes sejam contemplados no plano da Província);
Interacção/comunicação atempada e contínua com o parceiro sobre qualquer alteração de planos (calendário de rotas para viaturas e motociclos como forma de evitar insatisfações);
Assegurar que os parceiros estejam alinhados com as políticas da Fundação no que concerne ao uso de meios circulantes e fundos (explicar sempre que necessário);
Responder positivamente a todas preocupações emergentes dos colegas (RH, Finanças, Logística e Procurement) e também dos parceiros;
Apoiar o parceiro na resolução de alguns conflitos entre funcionários do MISAU VS colaboradores da Fundação;
Fazer visitas às unidades sanitárias como forma de medir a satisfação dos parceiros abrindo espaço para que estes deixem opiniões sobre a actuação da área operacional (motoristas e motociclistas) como forma de faze-los parte das soluções para o melhoramento dos serviços;
Fazer visitas aos fornecedores para verificar se as condições de higiene antes verificadas continuam ou não como também se se mantêm os padrões de qualidade antes fornecidos;
Distribuição das folhas de ponto para a efectividade mensal das MM e EP;
Orientar as MM e EP em relação as folhas de ponto;
Explicitar todos os procedimentos de gestão administrativa de RH, incluindo a resposta as preocupações que tanto as MM como os EP apresentam;
Ponto focal em termos de segurança na região.

Na Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation as vagas não se pagam e são estritamente observados os princípios de ética, integridade e transparência.

15 de Janeiro de 2023

Nível médio em Administração, RH ou formação média equivalente no ramo;

Dois anos de experiência profissional comprovada nos ramos de logística, administração e ou finanças e Recursos Humanos;
Experiência básica em gestão de parque automóvel, informática, electricidade, segurança e gestão de bens móveis/imoveis, gestão de RH;
Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
Fluente em Português e boa comunicação em inglês;
Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
Proactivo e criactivo;
Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
Habilidade em lidar com situações de conflito;
Capaz de executar múltiplas tarefas com apoio muito limitado;
Capacidade de manter confidencialidade e discrição;
Tempo Inteiro.

Para se candidatar a esta vaga visite https://1shortlink.net/i9K9x

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